De kracht van workflows

Wat is een workflow?

Een workflow (ook wel e-mailflow genoemd) is een set instructies die ervoor zorgt dat een van te voren opgestelde e-mail op een van te voren bepaald moment automatisch naar een van te voren bepaalde groep wordt verzonden. Je bepaalt dus vooraf welke acties wanneer worden uitgevoerd. En je stelt in voor welke contacten de acties gelden. De workflow maakt meteen visueel inzichtelijk hoe de acties lopen, wat eventuele vertragingen zijn en welke e-mails worden verstuurd. In het systeem van MailCampaigns kun je bovendien live meekijken naar de omzet en andere resultaten die worden behaald.

Voorbeelden van workflows

Veel van onze klanten hebben de workflows al geactiveerd. De keuze in verschillende campagnes is dan ook groot. Enkele voorbeelden:

• Welkomstcampagne
• Win-back campagne
• Verjaardagscampagne
• Verlaten winkelwagen campagne
• Review campagne
• Loyaliteitscampagne
• Cross-/up-selling campagne

Kansen van workflows

Binnen MailCampaigns zien we workflows meer en meer een essentieel onderdeel worden van de e-mail marketing strategieën. En dat snappen we goed. Het is namelijk een tool die niet alleen tijd bespaart, maar ook ongezien je omzet verhoogt. Even op een rijtje:

• Workflows genereren omzet. Denk maar aan een campagne die de cross-selling verzorgt. Of die klanten herinnert aan hun online winkelwagen die nog niet is afgerekend. Je hoeft er niets voor te doen; eenmaal ingesteld doet de workflow zijn werk. En in ons systeem zie je direct welke omzet jouw workflow voor je heeft gegenereerd. Handig! 
• Het systeem van workflows is heel breed inzetbaar. In de vorige alinea noemde ik al enkele voorbeelden en de opties blijven zich uitbreiden. Jij bedenkt wat je voor elkaar wil krijgen en via de workflow stel je de automatische regels in. Specifiek op bestellers van product X en alleen op maandagmiddag om half drie. Bijvoorbeeld.
• Alles loopt automatisch. Je hoeft je nooit meer zorgen te maken of je nieuwe klant wel worden benaderd; Als je alles op de juiste manier hebt ingesteld, zal ieder contact het juiste bericht ontvangen op het juiste moment. Eenmalig of vaker, net wat jij wenst.
• Geen omkijken naar je campagnes. Natuurlijk moet je goed nadenken hoe je de workflow wil instellen. Maar als hij eenmaal loopt, dan blijft hij lopen. Je hebt er geen omkijken meer naar. Behalve natuurlijk als je wil weten welke resultaten je hebt behaald. Dat is nou geld verdienen met je ogen dicht.
• In de workflow blijven de regels bestaan. Je e-mails zijn dus makkelijk aanpasbaar. Bijvoorbeeld bij een nieuwe huisstijl of verandering van boodschap of doelgroep. Je selecteert eenvoudig de nieuwe e-mail die je hebt opgesteld en de workflow blijft lopen.

Valkuilen van workflows

Volop voordelen en kansen dus. Maar er zijn ook zeker wat valkuilen die je in de gaten moet houden:

• Het op de juiste manier instellen van de workflow kost tijd. Vergis je daar niet in. Zodra alles goed staat, loopt de workflow vanzelf, maar daar gaat een proces aan vooraf. Een workflow gebruik je namelijk niet zomaar, maar is een middel om je doelen te behalen. Per campagne moet je dus goed nadenken welk doel je nastreeft, je doelgroep, welke e-mails je wanneer wil sturen, gedurende welke periode en hoe vaak. 
• Behalve dat de workflow je doelen behaalt, moeten de regels en voorwaarden technisch goed zijn ingesteld. Stel je wil een e-mail verzenden op het moment dat een klant een bepaald artikel heeft besteld. Niet meteen, maar met een bepaalde vertraging. Voordat je dan de vertraging instelt, is het dan belangrijk dat je inzicht hebt welke data wanneer wordt doorgestuurd. En zo zijn er tal van andere situaties waarin technische kennis van de software en koppeling key is.
• Ook is het zaak dat je duidelijk weet hoe je webshop werkt. Bij het instellen van een workflow wil je misschien bepaalde sku's gebruiken. Maar weet jij welke sku's jouw producten in je shop hebben? En welke kenmerken nog meer bij je artikelen horen? Kennis van je webshop is een voorwaarde voordat je de workflow zelf goed kunt instellen.
• Workflows zijn softwarematige processen. En dus foutgevoelig. Het systeem volgt immers jouw opdrachten uit, maar als je de opdracht verkeerd uitlegt, kan het zijn dat er niet gebeurt wat jij wil. Belangrijk dus dat je niet alleen weet hoe je webshop werkt, maar ook hoe je de workflows en triggers goed instelt.
• Als je net start met workflows kan het wat overweldigend zijn. Zoveel keuzes, zoveel opties... En je hebt nog geen ervaring. Hoe lang moet het bijvoorbeeld duren voordat iemand een uitnodiging ontvangt voor een review na bestelling? En hoe haal je nou het optimale uit je win-back campagne?

Misschien schrikken ze je af, deze valkuilen. Maar dat hoeft zeker niet. Onze e-mail marketeers kunnen voortbouwen op enorme ervaring. Niet alleen kennen ze het systeem van onze workflows op hun duimpje, ook kennen ze verschillende branches en organisaties. Zo weten zij precies wat wel of juist niet goed werkt. Want tenslotte gaat het ook bij workflows om de beste conversies.